Checklist sprzętowa na imprezę firmową

1. Ile osób i jaka sala

To pierwsze pytanie, bo od niego zależy wszystko inne. Sala na 40 osób w restauracji to inny sprzęt niż hala targowa na 300. Do około 100 osób wystarczy kolumna i dwa zestawy świateł. Przy 150 gościach i większym parkiecie jeden zestaw nagłośnienia przestaje grać równo.

2. Czy będzie mowa, czy tylko muzyka

Mowa wymaga innego ustawienia niż muzyka. Kolumna do mowy powinna stać wyżej i być skierowana na słuchaczy, a nie na ścianę. Przy przemówieniach i prezentacjach warto mieć mikrofon, a tego nie ma w pakiecie, więc trzeba go zaplanować osobno.

3. Prąd i gniazdka

• Kolumna i światła działają z 230 V, jeden przedłużacz zwykle załatwia sprawę.
• Sprawdź, gdzie są gniazdka względem miejsca, w którym ma stać sprzęt. Przedłużacz 10 m rozwiązuje większość problemów.
• W starych salach bywa jedna linia na całą scenę. Jeśli catering grzeje wodę w tym samym obwodzie, światła mogą mrugać.

4. Czujniki dymu, jeśli chcesz wytwornicę

W hotelach i salach konferencyjnych wytwornica dymu często wymaga wyłączenia czujników na czas pokazu. To ustala się z obsługą obiektu, nie z nami. Jeśli obiekt nie wyraża zgody, dymu nie będzie, i lepiej wiedzieć to wcześniej niż w trakcie.

5. Wniesienie sprzętu

Kolumna jest na kółkach, ale 40 kg po schodach bez windy to nie jest coś, co robi się w pięć minut. Zapytaj, czy jest winda, ile jest pięter i czy da się podjechać autem pod wejście. To wpływa na godzinę dostawy.

6. Godzina dostawy i odbioru

Sprzęt powinien być gotowy przed pierwszym gościem, nie w trakcie rejestracji. Realnie: 60-90 minut przed startem, żeby spokojnie ustawić światło i sprawdzić dźwięk. Odbiór ustalamy tego samego wieczoru albo następnego dnia, zależnie od tego, kiedy kończy się event.

7. Kto obsługuje sprzęt

Sprzęt wydajemy z instruktażem, na miejscu podłączamy i pokazujemy, co i jak. Nie zostajemy na evencie i nie prowadzimy go technicznie. Jeśli program wymaga stałej obecności realizatora, miksera i podmiany baterii w mikrofonach, potrzebna jest ekipa techniczna.

To trzeba ustalić na starcie, żeby nikt nie był zaskoczony w dniu wydarzenia. Wolimy powiedzieć „nie robimy tego”, niż obiecać i nie dowieźć.

8. Oświetlenie: ile i gdzie

Dwa zestawy świateł po przeciwnych stronach sali to standard na 100 osób. Jeden zestaw wystarczy w małej restauracji, ale przy dużym parkiecie zostawia ciemne narożniki. Warto pomyśleć też o świetle na wejście i na strefę cateringu, bo to miejsca, gdzie ludzie stoją i rozmawiają.

9. Budżet i faktura

Pakiety to 250, 350 i 450 zł za dobę, wytwornica 100 zł, maszyny gastronomiczne po 200 zł. Sprzęt odbierasz w Rybniku, a jeśli potrzebujesz dowozu, do 15 km jest bezpłatny. Do tego kaucja zwrotna. Wystawiamy faktury VAT, więc event można rozliczyć firmowo bez kombinowania.

10. Plan B

Deszcz w plenerze, przerwa w prądzie, zmiana godziny wejścia prelegenta. Warto mieć zapas czasu i numer do osoby, która odpowiada za technikę w obiekcie. Nasz numer jest czynny całą dobę, ale nie zastąpi kontaktu z obsługą sali.